U blijft uw opslag capaciteit uitbreiden en gebruikers blijven deze opvullen. Daarom nu 10 tips om uw opslag efficiënter te gebruiken.
1. Verwijder media bestanden
Gebruik een degelijke rapportage tool om alle ongewenste media-bestanden op te sporen. Op basis van deze rapportage zou u vervolgens een memo kunnen versturen aan het gehele bedrijf, of om alleen de eigenaren van deze bestanden in te lichten, waarin u verzoekt deze bestanden te verplaatsen of simpelweg te verwijderen. Er zijn tools beschikbaar die dit geheel automatisch kunnen uitvoeren. Verwacht om hiermee 20-40 procent capaciteit weer vrij te maken.
2. Blokkeer het opslaan van bestanden
Voorkom dat bepaalde bestandstypen worden opgeslagen. Wijs gebruikers op het feit dat bedrijfsopslag niet bedoeld is om eigen mediaverzamelingen op te bewaren. Verzeker u er zo van dat er geen ongewenste bestanden worden opgeslagen.
3. Stel opslag quota’s in
Stel vast hoeveel opslagruimte een gebruiker gemiddeld nodig zal hebben en zet een soft quota iets boven dit gemiddelde. Deze soft quota dient als richtlijn en geeft duidelijk aan wat redelijk is qua opslaggebruik.
4. Betrek gebruikers
Verstrek interactieve rapportages aan uw eindgebruikers – alleen zij weten wat waardevol is en wat niet. Duidelijke rapporten en gebruikersvriendelijke tools laten gebruikers een hoofdrol spelen bij efficiënt opslaggebruik. Door de gebruiker hierbij te betrekken wordt slim en verantwoord omgaan met opslagruimte onderdeel van de bedrijfscultuur. Verwacht om hiermee de administratieve overhead die gepaard gaat met SRM met 50 tot 80 procent te reduceren.
5. Spoor hernoemde bestanden op
Sommige gebruikers zullen hun media bestanden vermommen door ze te hernoemen of zelfs in andere bestanden op te slaan. Ontmasker gebruikers die een loopje met u nemen d.m.v. rapportage over binaire bestandstypen en kom verborgen media op het spoor. Voorkom dat uw opslag ongemerkt opgeslokt wordt door illegale bestanden waar auteursrechten op rusten.
6. Spoor duplicaten op
Stel vast of er een duplicatie probleem is. Met een rapportage over dubbele bestanden van het totale bedrijf kunt u probleem gebieden identificeren en de relevante gebruikersgroepen hiervan bewust maken. Verwacht tot 30 procent duplicatie.
7. Spoor ongebruikte bestanden op
Identificeer ongebruikte oude bestanden (bijv. meer dan 2 jaar niet geopend) en wis of verplaats deze. Ook gegevens die i.v.m. wettelijke eisen behouden moeten blijven, hoeft u niet persé op primaire opslag te bewaren. Verwacht hiermee tot 20 procent reductie in schijfgebruik.
8. Spoor bestanden van oud-collega’s op
Spoor content van ex-medewerkers op. Stel vast of deze inderdaad niet meer gebruikt worden d.m.v. de laatste openingsdatum en backup/verplaats of backup/verwijder. Verwacht 5 tot 10 procent van uw opslag capaciteit terug te winnen, afhankelijk van het personeelsverloop.
9. Bewustmaking van opslagkosten
Breng opslagkosten onder de aandacht van managers. Toon hun de kosten gemaakt door hun personeel en moedig actie aan – communiceer met de gebruiker via quota notificaties, interactieve rapporten en via hun managers. Door de opslagkosten via afdelingshoofden te communiceren wordt er ook daadwerkelijk actie ondernomen door de gebruikers om hun opslaggebruik binnen de perken te houden. .
10. Bereken opslagkosten door
Kosten intern doorberekenen leidt direct tot efficiënt schijfgebruik op afdelingsniveau. Er is wel enige mate van overhead in zo’n beleid, maar als afdelingen al intern resources moeten aanschaffen dan is het toevoegen van opslagkosten hieraan logisch. Kosten intern doorberekenen beperkt de groei in opslaggebruik met 40 procent of meer.
Dit zijn 10 aanbevelingen voor het efficient beheren van uw servers. Wilt u meer weten over storage management? Bezoek onze website voor meer informatie over Northern Storage Suite, de software waarmee u uw opslagkosten binnen de perken houdt en weet wat er op uw servers opgeslagen is.
Contact informatie:
website: www.pillar-solutions.nl
E-mail: info@pillar-solutions.nl
Telnr: 070-4190502
Northern Storage Suite Testdrive